von Ehrenfried Conta Gromberg
Gute Beratungsprozesse katalysieren und beschleunigen Organisationen. Damit dies aber auch passiert, sind einige Grundregeln zu beachten. Die folgenden 10 Punkte helfen Ihnen, einen Beratungsprozess gut zu starten und erfolgreich durchzuführen.

Erarbeiten Sie sich einen Überblick über die Beratungsangebote

Rechtsberatung, Steuerberatung, Finanzberatung, IT-Beratung, Strategische Beratung, Fundraisingberatung, Kommunikationsberatung, Systemische Beratung … Unterscheiden Sie zwischen den Beratungsklassen. Denn die Richtigen zu fragen, ist der halbe Erfolg. Holen Sie sich keinen Klempner, wenn Sie eine Lampe aufhängen wollen.
Unterscheiden Sie zwischen Coaching und Beratung
Will nur eine Person in der Organisation Beratung, ist dies in der Regel keine Beratung, sondern ein Coaching. Von Beratung sollte man sprechen, wenn alle Verantwortlichen einer Organisations-Einheit die Beratung wollen und diese offiziell beauftragen. Ein Coaching ist eine persönliche Beratungs-Beziehung. Der Coach ist zur Vertraulichkeit verpflichtet, die Ergebnisse beziehen sich auf die Handlungsoptionen der einzelnen Person.

Klären Sie Ihre Ziele vor Auftragsanfrage

Klären Sie Ihre Ziele möglichst genau vor der Vergabe eines Beratungsauftrages. Je genauer Sie Ihre Ziele beschreiben, desto besser startet der Auftrag. Ist eine Situation diffus, kann eine Klärung der erste Beratungsschritt sein. Das entspräche einer Machbarkeitsstudie oder einfach nur einem Klärungs-Workshop.

Suchen Sie den richtigen Berater

Die richtige Wahl des Beraters ist der entscheidende Punkt. Achten Sie in der Vorauswahl darauf, dass der Berater in den folgenden Feldern zu Ihnen passt: Er vertritt ähnliche Werte wie Ihre Organisation oder kann mit diesen zumindestens umgehen. Er hat das nötige Fachwissen und die Fähigkeiten, den Beratungsprozess zu steuern. Er schlägt eine Methodik vor, die zu Ihrer Situation passt.

Nehmen Sie persönlichen Kontakt auf

Achten Sie auf den persönlichen Eindruck. Bei kleineren Aufträgen reicht ein Telefonat, bei umfangreicheren Aufträgen ist ein Vorgespräch zu empfehlen. Achten Sie auf die erste Emotion. Ist Ihnen die Beraterin oder der Berater sympathisch? Oder haben Sie ein schlechtes Gefühl? Gehen Sie nicht in einen Beratungsprozess mit einem Menschen, mit dem Sie nicht können. Ein Berater sollte nicht zu dominant sein aber auch nicht zu kuschelig.

Einigen Sie sich auf eine Vorgehensweise

Die Beraterin oder der Berater werden in der Regel vorschlagen, wie man den Beratungsprozess strukturiert. Meist ist dies eine Schrittfolge aus Gesprächen und Workshops mit einer anschließenden Ergebnisübergabe. Sie werden schnell ein Gespür bekommen, ob die vorgeschlagenen Maßnahmen zu Ihrer Situation passen. Legen Sie einen klaren Zeitplan mit Terminen und allen an dem Prozess Beteiligten fest. Dieser Maßnahmenplan ist Grundlage für das Angebot.

Verschriften Sie den Auftrag

Ein schriftliches Angebot von einem professionellen Berater ist selbstverständlich. In diesem Angebot sollte ein kurzes Rebriefing enthalten sein. Der Berater sollte Ihnen spiegeln, wie er vorgehen wird. Je konkreter, desto besser. Sich über lang laufende Verträge zu binden, macht in einzelnen Beratungsprojekten keinen Sinn. Arbeiten Sie von Meilenstein zu Meilenstein. Anders ist dies, wenn Sie wollen, dass ein Berater als Prozessbegleiter über einen langen Zeitraum (1 bis 2 Jahre) zur Seite stehen soll. Dann ist es für Sie sicherer einen lang laufenden Auftrag zu vergeben.

Klären Sie, in welcher Form das Ergebnis geliefert wird

Ein Beratungs-Ergebnis muss nicht immer ein Schriftstück sein. Wenn es dies sein soll, muss dies vorher geklärt sein. Präsentationen, Visualisierungen, Protokolle, Gutachten, Konzepte etc. haben unterschiedliche Formate. Sie sind nicht selbstverständlich in einem Beratungsgespräch mit dabei. Sie können Kosten sparen, wenn Sie selbst protokollieren. Erfahrene Berater können Ihnen in der Regel ein Beispiel ihrer Arbeit zeigen, so dass Sie sich ein Bild davon machen können, was Sie später in der Hand halten.

Arbeiten Sie bei langen Prozesse mit Prozess-Loops

Definieren Sie in langen Prozessen klare Zwischenziele und Zwischenabnahmen. Gut sind drei Prozess-Schleifen (Loops), in denen Sie das Ergebnis vorantreiben. Endpunkt eines Loops kann eine Zwischenpräsentation, ein Zwischenbericht oder ein Auswertungsgespräch sein. Ein solches Vorgehen lohnt sich allerdings erst ab einem Beratungsauftrag von mehr als 6 Manntagen. Kurze Beratungsworkshops sind ein in sich geschlossener Prozess: Sammeln / Verdichten / Ergebnis.

Lassen Sie sich beraten

Beratung kann nur erfolgreich sein, wenn Sie sich beraten lassen wollen. In der Regel ist das benötigte Wissen in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter, in den Fachbüchern in den Regalen oder auf Ebene Ihres Dachverbandes bereits irgendwo vorhanden. Es wird nur nicht vernetzt und nicht aktiviert. Von daher geht es weniger um Wissen, als um die Vorbereitung einer Handlung. Eine Beraterin oder Berater wird Ihre Welt nicht schlagartig verändern. Sie oder Er werden aber Türen weisen, durch die Sie gehen können.

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